Microsoft Dynamics 365 Business Central (2023)

Elvy maakt het aanleveren van facturen gemakkelijk. Facturen worden automatisch vanuit jouw mailbox opgepakt en fysieke documenten kun je inscannen.

Documenten kan je ook via de Elvy App aanleveren. Heel eenvoudig door een foto van de factuur of het bonnetje te maken, en deze te uploaden.

Na het aanleveren zet Elvy de documenten automatisch klaar voor de volgende stap.

Met de zelflerende herkenningstechnologie van Elvy worden alle facturen automatisch herkend. Alle gegevens worden gebruikt voor het boeken van de factuur en eventueel het matchen aan bestellingen en ontvangsten.

Alles gebeurt real-time waardoor er voor jou als gebruiker geen wachttijden zijn.

Op basis van de herkende gegevens en de gegevens uit Business Central, doet Elvy een boekingsvoorstel. Dit voorstel is door de gebruiker te allen tijde nog te wijzigen en aan te vullen, waardoor je altijd de controle behoudt. Ook is het mogelijk om de factuur te matchen aan inkooporders of ontvangsten.

Nadat je akkoord geeft op het boekingsvoorstel, maakt Elvy de boeking aan in Microsoft Dynamics 365 Business Central. De factuur wordt gearchiveerd en de boeking geblokkeerd voor betaling. De factuur en de boeking worden direct aan de juiste fiatteurs aangeboden voor controle.

Zo heb je direct al jouw kosten inzichtelijk en kan de btw gelijk in de aangifte van de betreffende periode mee.

Zodra een factuur door Elvy wordt geboekt en gearchiveerd in Microsoft Dynamics 365 Business Central, wordt de boeking geblokkeerd voor betaling, mits de factuur nog gefiatteerd moet worden. Elvy biedt uitgebreide fiatteringsmogelijkheden voor jouw organisatie. Het fiatteren is mogelijk via de webapplicatie ElvyWeb of via de Elvy App.

Elvy kan a.d.h.v. de boekingsgegevens bepalen wie wanneer moet fiatteren. Denk hierbij o.a. aan bepaling van de fiatteurs o.b.v. geboekte grootboeken, projecten, kostenplaatsen, bedragen etc. Of dit nu opeenvolgend of tegelijkertijd moet zijn of over één, twee of meer niveaus moet gebeuren. Elvy biedt de mogelijkheid.

Hebben alle vereiste fiatteurs hun akkoord gegeven dan wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Na volledige goedkeuring van de factuur wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Op de betaaladvieslijst komen alle goedgekeurde boekingen naar voren die binnen de vervalperiode vallen. Het betaalproces wordt verder vanuit Microsoft Dynamics 365 Business Central vormgegeven.

De real-time koppeling tussen Elvy en Microsoft Dynamics 365 Business Central zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van Microsoft Dynamics 365 Business Central, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in Microsoft Dynamics 365 Business Central is ingesteld.

De uitgebreide koppeling met Microsoft Dynamics 365 Business Central zorgt ervoor dat je in Elvy op alle beschikbare velden kunt boeken.

Met Elvy kun je op alle kopregel velden van een boeking boeken. Ook kan er op de volgende boekingsregel velden geboekt worden:

• Kostenplaats
• Kostendrager
• Project
• Medewerker
• Rapportage datum
• Vrije velden
• Verplichting
• Aantal
• Artikelcode
• Magazijn
• Serienummer
• G-Rekening

Elvy wordt continu geoptimaliseerd, waardoor het kan zijn dat dit overzicht niet volledig is. Voor vragen over de beschikbaarheid van andere boekingsvelden kun je contact met ons opnemen!

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Wanneer de factuur is geboekt en gearchiveerd, wordt deze geblokkeerd voor betaling tot het moment dat de factuur gefiatteerd is. Fiatteurs worden automatisch op de hoogte gesteld van de facturen die zij nog moeten behandelen. Zowel via de browser met ElvyWeb als met de Elvy App is het mogelijk om te fiatteren.

Als een factuur langer dan gepland in omloop blijft dan kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen. De fiatteur en de administratie kunnen een reminder krijgen, waarna de gepaste actie kan worden genomen.

Aan de hand van de boekingsgegevens kan Elvy bepalen wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, geboekte grootboeken, en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorg je ervoor dat er geen factuur beschikbaar komt voor betaling zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

Door de real-time integratie met Microsoft Dynamics 365 Business Central en alle achterliggende stambestanden kan Elvy vergaande controles uitvoeren bij het verwerken van jouw facturen.

Bij de herkenning van een factuur zal Elvy dan ook direct checken of de factuur al eerder is verwerkt, of het een spookfactuur betreft, en zal het bankrekeningnummer van de crediteur op correctheid worden gecontroleerd.

Zodra een factuur door Elvy wordt geboekt en gearchiveerd in Microsoft Dynamics 365 Business Central wordt de boeking geblokkeerd voor betaling, mits de factuur nog gefiatteerd moet worden. De factuur wordt daarbij direct aan de juiste fiatteurs aangeboden.

Om je het volledige inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke factuur. Je hebt daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een factuur zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Behalve het verwerken van kostenfacturen is het met Elvy ook mogelijk om goederenfacturen volledig te verwerken. Bij het boeken van een factuur kan Elvy aan de hand van verschillende gegevens, zoals aantallen en artikelprijzen, de factuur matchen.

Verschillen worden geconstateerd en kunnen op een correcte manier worden verwerkt. Order- en vervoerskosten kunnen ook direct op de juiste manier worden aangeduid.

Elvy biedt de mogelijkheid om bij de verwerking van een factuur ook direct alle stamgegevens van de betreffende crediteur of debiteur te updaten. Elvy controleert niet alleen of het bankrekeningnummer op de factuur nog overeenkomt met het bankrekeningnummer in Microsoft Dynamics 365 Business Central, maar voert ook controles op het btw-nummer, kvk-nummer, e-mailadres en meer.

Tevens biedt Elvy de mogelijkheid om de standaard vastgelegde grootboek en btw-code op de crediteurkaart in Microsoft Dynamics 365 Business Central vast te leggen. Als een crediteur of debiteur nog niet aanwezig is in Microsoft Dynamics 365 Business Central, kan deze ook middels Elvy worden aangemaakt op basis van de herkende factuurgegevens.

De boeking wordt vanuit Elvy direct in Microsoft Dynamics 365 Business Central aangemaakt. De betreffende factuur wordt direct bij de boeking in Microsoft Dynamics 365 Business Central als PDF gearchiveerd.

De archivering van de factuur voldoet volledig aan de digitale bewijslast zoals de Belastingdienst dit heeft vastgesteld. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden bewaard. Daardoor ben je in de toekomst ook niet afhankelijk van Elvy voor het raadplegen van de facturen. Jouw volledige archief is in Microsoft Dynamics 365 Business Central te raadplegen.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. Je kunt hiervoor terecht op paginaprijzen.

Er bestaan twee mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan Microsoft Dynamics 365 Business Central in te zetten.

Als je wenst om Elvy op je eigen serveromgeving te implementeren, zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Bij beide implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op jouw wensen aan te laten sluiten en je z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat je niet optimaal van Elvy gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag!